А не пойму я  наверное никогда совершенно простой веши, простой и нелогичноЙ

Почему у некоторых секретарей и прочих офисных работников, на компьютере установлен, как правило пиратский Word и не установлен бесплатный акробат ридер!

соответсвенно друг другу и всем и вся они отсылают документы в фотмате ворд, совершенно не заботясь, что он может не установлен на компьютере, совершенно не беря в расчет Что

Ворд это программа для верстки!

то есть не правильно отсылать для чтения и ознакомления файл верстки, потому что может не совпасть версия файла. версии шрифтов и вся красота уедет в далекие дали.

кроме того, обычно никого не заботит размеры файла ворд, а ведь он может быть очень большим, особенно из за фотографий.

Word Document и PDF – старые соперники , несмотря на то редакторы подобные ворду есть и получше и дешевле и просто беплатно!

Наиболее часто для работы с документами используется формат Word Document (файлы с расширением .doc). Это стандартный формат файлов, создаваемых с помощью программы Microsoft Word. Его популярность полностью обусловлена популярностью данного текстового процессора. История формата Word Document началась вместе с программой Microsoft Word, в то время обычного редактора для создания текстов. С тех пор каждая новая версия Microsoft Word приносила с собой новую версию формата, которая не очень сильно, но все-таки отличалась от предыдущей. Причем компания Microsoft не заботилась об обратной совместимости. Это значит, что файл, созданный и отформатированный в последней версии редактора Word, во всех предыдущих может выглядеть иначе.

Еще одной особенностью формата Word Document

является его закрытость. Разрабатывала его компания Microsoft специально для использования в своем текстовом процессоре, а поэтому он является ее собственностью. Спецификации формата Word Document не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Исключением является спецификация формата документов Microsoft Word 97, которая в 1998 году была опубликована в составе Microsoft Office Development Office 97 Documentation. Из-за этой закрытости очень сложно следить за развитием формата Word Document. Известно лишь то, что долгое время никаких принципиальных изменений в нем не происходило. И только в Microsoft Office 2007 появился новый формат Word Document, основанный на технологии XML.

Другим распространенным форматом для хранения электронных документов является формат PDF (Portable Document Format).

Он был разработан компанией Adobe Systems. Главной его целью было представление в электронном виде любой полиграфической продукции. Впервые он был представлен общественности в 1991 году, а уже в 1992 на выставке Comdex Fall получил звание “best of Comdex”. С тех пор формат PDF довольно сильно изменился. В 1994, 1996, 1999 и 2001 годах выходили его новые версии, в каждой из которых вводилась поддержка новых функций, таких как внешние линки, потоки статей, машинонезависимые цвета, цветовое пространство CMYK, растрирование и оверпринт, ICC-цвета, 2-байтные CID-шрифты и многое, многое другое.

Главное отличие формата PDF – машино- и платформонезависимость.

Это значит, что любой документ данного формата может быть открыт на компьютере, работающем под управлением любой операционной системы (с помощью соответствующего программного обеспечения), и при этом будет выглядеть точно так же, как и на том ПК, на котором он создавался. Это – главное преимущество формата PDF. Благодаря нему документы такого типа гораздо более практичны как для создания электронного архива для внутреннего использования компании, так и для обмена информацией с партнерами и удаленными филиалами.

Электронный документооборот: Word Document или PDF?

Весь процесс работы с электронными документами можно разделить на три основных этапа – создание, пересылка (передача ответственным лицам, публикация и т.п.) и хранение. На первом из них формат Word Document имеет явное преимущество, т.к. редактирование PDF документов затруднительно. Текстовый процессор Microsoft Word – явный лидер в области программного обеспечения, использующегося для создания документов, который установлен практически на каждом офисном компьютере. Он прост в использовании, обладает широкими функциональными возможностями и давно уже превратился в стандарт “де-факто”. В то же время полноценных редакторов для создания PDF-файлов просто-напросто не существует. Даже профессиональные версии ПО Adobe Acrobat позволяют вносить лишь минимальные изменения в уже существующий документ (например, заполнить анкету, добавить комментарий и т.п.). То есть для того, чтобы создать PDF файл необходимо сначала создать его в любом другом формате, а потом уже конвертировать его в PDF с помощью какого-либо программного обеспечения. Естественно, для конечного пользователя это не очень удобно.

А вот на следующем этапе все преимущества, наоборот, оказываются на стороне формата PDF. Давайте рассмотрим их подробнее.

Во-первых, это, конечно же, платформонезависимость.

Не важно, какие компьютеры стоят в офисах ваших партнеров и под управлением каких операционных систем они работают. Не важно, какое у них установлено программное обеспечение для чтения PDF-файлов. В любом случае они смогут увидеть и при необходимости распечатать документы именно в том виде, в каком нужно. В то время как при использовании формата Word Document очень желательно, чтобы обе стороны обмена использовали одну и ту же версию ПО. Говоря откровенно, проблема с версиями программ для чтения файлов актуальна и для формата PDF. Однако нужно учитывать, что это ПО бесплатно. А поэтому новую версию в случае необходимости всегда можно загрузить из Интернета.

Вторым преимуществом формата PDF является бесплатность программ для просмотра файлов, сохраненных в нем

Любой человек или любая компания может совершенно свободно скачать из Интернета программу Acrobat Reader и использовать ее для работы с электронными документами. Особенно это хорошо в том случае, когда необходим односторонний обмен информацией.

Третьим преимуществом формата PDF при передаче файлов партнерам или клиентам компании являетсяибезопасность.

Дело в том, что документы, созданные в Microsoft Word, часто становятся переносчиками различных вирусов. Кроме того, иногда в электронных документах необходимо использовать встроенную защиту от несанкционированного доступа. И в этом плане формат PDF имеет некоторое преимущество, поскольку его спецификация была исследована многими независимыми разработчиками ПО и экспертами в области информационной безопасности, которые подтвердили отсутствие уязвимостей и специально оставленных “дыр”.

Есть у формата PDF еще одно, четвертое преимущество.

Дело в том, что он стандартизован ISO (International Organization for Standardization) для архивного хранения электронных документов и для обмена компаниями информацией друг с другом. Кроме того, представители Adobe заявили, что собираются передать спецификацию последней версии своего формата общественной организации Association for Information and Image Management (AIIM), которая намерена продвинуть ее в качестве общего международного стандарта для реализации электронного документооборота. В том случае, если это осуществиться (а вероятность такого развития событий велика), использование технологии PDF для электронного документооборота, будет регламентировано по всему миру.

Все эти преимущества формата PDF актуальны и для третьего этапа документооборота, а именно, для хранения электронных документов.

С одной стороны, создавать документы нужно в формате Word Document, т.к. создать PDF-документ сразу невозможно.

Но передавать и хранить документы удобнее в формате PDF.

Можно, конечно, выбрать какую-то одну технологию и смириться с ее недостатками.

Но лучше все-таки использовать комбинированный документооборот: создавать файлы в формате Word Document, а перед их отправкой или передачей в архив, конвертировать в PDF. Такой подход позволяет использовать все плюсы обеих технологий и избежать их минусов.

А поэтому перед компаниями часто возникает задача по конвертированию файлов из формата DOC в формат PDF. ну аэто совсем не сложно, в самой программе есть кнопочка и можно распечатывать на виртуальных принтерах.